Behandling af persondata ved rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Tvilum.

Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Du finder vores kontaktoplysninger her

Tvilum A/S 2018
Egon Kristiansens Allé 2
8882 Faarvang
Danmark

CVR 39 32 37 02
Telefon +45 87 57 36 00
E-mail tvilum@tvilum.com

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold. Herunder kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.

Når vi modtager din ansøgning

I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret.

Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nr., civilstand, uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på evt. ansættelse.

Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores rekrutteringssystem. Vores rekrutteringssystem hostes af det danske firma HR Manager, som er nordens førende leverandør af HR og rekrutteringssystemer.

Vi vurderer ansøgningen

Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den ledige stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi anvender Databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier, fx LinkedIn, Facebook, Instagram og Twitter.

Vi anvender Interesseafvejningsreglen i Databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

Oplysninger fra personlighedstest

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører virksomheden tests. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og til den konkrete stilling.

Vi anvender dit samtykke efter Databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger. Inden testen gennemføres, vil du derfor blive bedt om at give dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter Databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Opholds- og arbejdstilladelse

Det er en betingelse for ansættelsen, at du har gyldig arbejds- og opholdstilladelse. For at sikre dette, vil vi når det drejer sig om udenlandsk arbejdskraft, bede om opholds- og arbejdstilladelse samt kopi af pas i forbindelse med ansættelsen.

Hvis du på grund af dit statsborgerskab skal have arbejds- og opholdstilladelse for at arbejde lovligt i Danmark, indhenter vi også kopi af din arbejds- og opholdstilladelse.

Vi anvender Databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c som hjemmel, når vi indhenter kopi af dit pas og eventuelt arbejds- og opholdstilladelse, da vi har pligt til at sikre dette efter Udlændingelovens § 59, stk. 5.

Opbevaring og sletning

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, efter 6 måneder. Dog sletter vi resultatet fra din personlighedstest/indsæt eventuelt andet straks efter, at vi har givet dig afslag.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

Opbevaring ansøgning med henblik på senere rekruttering

Med henblik på evt. senere rekruttering vil vi i nogle situationer gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette.

Andre modtagere, der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen er der andre, der vil modtage dine personoplysninger. Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks.:

• Rekrutteringsbureau

• Udbyder af personlighedstests mv.

• Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob, praktik og tilsvarende ordninger

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse, artikel 16

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning, artikel 17

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling, artikel 18

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse, artikel 21

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.